Déclaration relative à la vie privée
Capiche attache une très grande importance à la protection de votre vie privée. C’est pourquoi nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière légale, intègre et transparente.
La présente déclaration de confidentialité porte sur toutes les données personnelles qui sont collectées et traitées par Capiche SRL, dont le siège social est situé à 1600 Sint-Pieters-Leeuw, Hoogstraat 126, ainsi que par toute société affiliée à Capiche SRL, conformément à l’article 11 du Code des Sociétés.
Dans cette déclaration de confidentialité nous expliquons quelles informations nous recueillons à votre sujet, pourquoi nous utilisons ces informations et à qui nous transmettons ces informations. Vous trouverez également dans la déclaration de confidentialité quels droits vous avez et comment vous pouvez les exercer.
Version du 20 Février 2022
1. Information générale
Le responsable du traitement de vos données personnelles est Capiche SRL. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter par mail notre Délégué à la Protection des Données (DPO): dpo@capiche.be ou par courrier: Capiche SRL – Hoogstraat 126, 1600 Sint-Pieters-Leeuw.
2. Objectif et finalité du traitement
Dans le cadre de nos services de transport nous devons traiter un certain nombre de données provenant de vous et vous concernant. Il s'agit des données nécessaires à la bonne exécution des commandes de transport et pour les services qui y sont étroitement liés.
Moyennant votre consentement, vos données personnelles seront également traitées à des fins de recrutement, pour l'envoi de bulletins d'information et à des fins publicitaires.
Dans le cadre de la relation avec le client, les données à caractère personnel sont traitées dans le respect du droit applicable aux fins suivantes:
- le consentement du client (art. 6.1a du RGPD)
- le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat (art. 6.1b du RGPD)
- le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale (art. 6.1c LPC).
En ce qui concerne le premier motif de traitement mentionné, nous rappelons que conformément au RGPD, votre consentement doit être une expression de volonté libre, spécifique, informée et sans ambiguïté, par laquelle vous acceptez le traitement respectif de vos données personnelles au moyen d'une déclaration ou un acte actif.
Si le traitement est fondé sur l’autorisation, il doit être possible de démontrer que vous avez donné votre autorisation pour le traitement de vos données personnelles.
La demande de consentement doit être présentée sous une forme compréhensible, facilement accessible, et dans un langage clair et simple, clairement différencié au cas par cas si nécessaire.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. L'éventuel retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement antérieur à son retrait.
3. Les données personnelles que nous traitons
Nous ne collectons que les données personnelles que vous nous fournissez directement ou indirectement (p.ex. par l’intermédiaire d’un fournisseur).
A minima, vos données personnelles d'identité (nom, prénom), vos coordonnées (adresse, adresse mail, numéro de téléphone), vos données de facturation et votre numéro d'entreprise sont collectés et traités.
Par ailleurs, sont collectées toutes les données nécessaires à la bonne exécution de la ou des missions confiées à Capiche.
Bien entendu, les données qui nous sont confiées seront collectées et utilisées avec votre consentement et conformément au RGPD.
4. Transmission de vos données personnelles à des tiers
Lorsque cela est requis dans le cadre de l'exécution de la mission, vos données personnelles seront transmises à des tiers, p.ex. des partenaires de services avec lesquels nous travaillons, des autorités gouvernementales, des compagnies d'assurance, etc.
Vos données personnelles ne seront pas vendues ou échangées à des tiers par nous, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.
Nous concluons une convention de traitement avec les sociétés qui traitent vos données en notre nom (p.ex. partenaires, fournisseurs, IT, …) afin d’assurer le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données.
5. Mode de traitement et sécurité
Vos données personnelles ne sont pas gérées automatiquement, en particulier les programmes ou systèmes informatiques ne prennent pas de décisions sans intervention humaine sur des sujets pouvant avoir des conséquences (significatives) pour vous.
Capiche a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout traitement illicite.
Par exemple, tous nos collaborateurs et autres members, comme nos partenaires, ont été informés de l'importance de la protection des données personnelles et sont tenus au secret, nous utilisons une politique d'utilisation et de mots de passe sur tous nos systèmes, et nous faisons des sauvegardes des données personnelles pour pouvoir les restaurer en cas d'incidents techniques.
Les données personnelles sont stockées à la fois sur papier et sous forme numérique. L'accès au bureau est sécurisé et seuls les membres du bureau ont accès au bâtiment. Les données traitées numériquement font également l'objet de mesures de sécurité: elles sont contenues dans une base de données à laquelle un nom d'utilisateur et un mot de passe sont associés, et cette base de données ne peut être consultée que par l'accès au système du réseau du bureau, qui est également sécurisé.
6. Durée de conservation
En toute logique, vos données personnelles seront conservées jusqu'à la fin du contrat et ensuite pendant une période d'au moins dix ans.
Les supports papier sont en principe détruits dix ans après la clôture du dossier.
Certaines données traitées numériquement sont conservées en cas d’intérêt légitime, comme par exemple la tenue d’une base de données de notre clientèle. Cela ne concerne principalement que les données à caractère personnel de base, traitées de manière minimale.
7. Vos droits et nos obligations
Conformément aux articles 13 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants:
- droit à l'information et accès, entre autres, aux finalités du traitement et à la base juridique du traitement, aux destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel, à la période de conservation des données à caractère personnel, et aux droits qui vous sont accordés
- droit de rectification (c'est-à-dire de correction, si vos données sont incorrectes ou incomplètes)
- droit à l'effacement des données ("droit à l’oubli")
- droit à la limitation du traitement
- droit à la portabilité des données
- droit d'opposition pour des motifs liés à votre situation particulière
- droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.
Ces droits ne sont pas absolus, et Capiche se réserve le droit de déterminer si votre demande est justifiée. Votre droit d'être informé ne s'applique pas si vous disposez déjà (ou pourriez raisonnablement disposer) de cette information, si cette information doit rester confidentielle en raison du secret professionnel, et ou si la fourniture de telles informations se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés, en particulier pour le traitement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
Votre droit de modifier et/ou de supprimer vos données ne s'applique pas si une obligation légale impose la conservation de ces données ou si les données sont nécessaires à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Les droits ci-dessus peuvent être exercés par écrit et de manière motivée en adressant une demande à cet effet à notre Délégué à la Protection des Données (DPO) par mail: dpo@capiche.be.
Capiche vous fournira sans délai des informations sur la suite donnée à la demande et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois à compter de sa réception.
En fonction de la complexité des demandes et du nombre de demandes, ce délai d'un mois peut être prolongé de deux mois si nécessaire.
Capiche vous notifiera cette prolongation dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Lorsque vous soumettez votre demande par voie électronique, les informations seront fournies par voie électronique si possible, sauf demande contraire de votre part.
Si Capiche n’est pas en mesure de donner une suite favorable à votre demande, nous vous en informerons sans délai et au plus tard un mois après réception, et nous vous informerons de la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente.
Lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, Capiche refusera de donner suite à la demande. Si nécessaire, Capiche se réserve le droit de facturer des honoraires raisonnables en fonction des frais administratifs liés à l'exécution de la ou des demandes.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente, en particulier l'Autorité de Protection des Données, située à 1000 Bruxelles, rue de la Presse n° 35 (tél.: 02/274.48.00), https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen.
