Capiche vindt de bescherming van uw privacy erg belangrijk. Wij streven er dan ook naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken.

Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Capiche BV, met hoofdzetel te 1600 Sint-Pieters-Leeuw, Hoogstraat 126, alsook elke met Capiche BV verbonden vennootschap conform artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Tevens vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen.

Versie 20 februari 2020

1. Algemene informatie

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Capiche BV. Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kan u hiervoor terecht bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) via mail: dpo@capiche.be of via brief: Capiche BV – Hoogstraat 126, 1600 Sint-Pieters-Leeuw.

2. Doel en verwerkingsgrond
In het kader van onze dienstverlening moeten wij een bepaalde hoeveelheid aan gegevens van en over u verwerken. Het gaat om gegevens die nodig zijn voor een goede uitvoering van de transportopdracht(en) en voor de daarmee nauw samenhangende diensten.

Mits uw toestemming worden uw persoonsgegevens ook verwerkt in het kader van recruteringsdoeleinden, voor het versturen van nieuwsbrieven en publicitaire doeleinden.

In het kader van de cliëntrelatie worden de persoonsgegevens rechtmatig verwerkt op de volgende gronden:

– de toestemming van de cliënt (art. 6.1a AVG)
– de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of opdracht(en) (art. 6.1b AVG)

– de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6.1c AVG).

Met betrekking tot de eerste genoemde reden voor verwerking herinneren we eraan dat uw toestemming in overeenstemming met de AVG een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting moet zijn, waarmee u de respectieve verwerking van uw persoonlijke gegevens aanvaardt door middel van een actieve verklaring of daad.

Wanneer de verwerking berust op toestemming, moet kunnen worden aangetoond dat u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Het verzoek om toestemming moet worden gepresenteerd in een begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal, zo nodig met een duidelijk onderscheid per aangelegenheid.

U heeft het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. De gebeurlijke intrekking van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan, onverlet.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verzamelen enkel de persoonsgegevens die u zelf, rechtstreeks of onrechtstreeks (bv. via tussenkomst van een leverancier), aan ons meedeelt.

Minimaal worden uw persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voornaam), uw contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer), uw facturatiegegevens en uw ondernemingsnummer verzameld en verwerkt.

Verder worden alle gegevens verzameld die nodig zijn voor een goede uitvoering van de aan Capiche toevertrouwde opdracht(en).

Uiteraard worden de ons toevertrouwde gegevens verzameld en gebruikt met uw toestemming en in overeenstemming met de AVG.

4. Doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden

Wanneer dat in het kader van de uitvoering van de opdracht vereist is, worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan derden, o.a. service partners met dewelke wij samenwerken, overheidsinstanties, verzekeringsmaatschappijen, enz.

Uw persoonsgegevens worden door ons niet verkocht of verhandeld aan derde partijen, en worden evenmin aan derde partijen doorgegeven voor commerciële doeleinden.

Met bedrijven (bv. partners , leveranciers, IT, …) die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor éénzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

5. Wijze van verwerking en beveiliging

Er is geen sprake van een geautomatiseerde besluitvorming van uw persoonsgegevens. Dat betekent concreet dat niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen (door computerprogramma’s of -systemen, zonder menselijke tussenkomst) besluiten worden genomen over zaken die voor u (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben.

Capiche heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Zo bijvoorbeeld zijn alle medewerkers en andere leden, zoals onze partners, geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn zij gehouden tot geheimhouding, hanteren we een gebruikers- en wachtwoordbeleid op al onze systemen, en maken we back-ups van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij technische incidenten.

De persoonsgegevens worden bewaard enerzijds op papieren drager, anderzijds digitaal. De toegang tot het kantoor is beveiligd en enkel de kantoorleden hebben toegang tot het gebouw. De digitaal verwerkte gegevens zijn eveneens aan beveiliging onderworpen: zij zitten vervat in een database waaraan een gebruikersnaam en wachtwoord is gekoppeld en die database kan enkel via toegang tot het netwerksysteem van het kantoor, dat eveneens beveiligd is, worden geraadpleegd.

6. Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden logischerwijze bewaard tot het einde van het contract en vervolgens gedurende een termijn van minstens tien jaar.

Na het verstrijken van een periode van tien jaar na afsluiting van het dossier worden de papieren dragers in beginsel vernietigd.

De digitaal verwerkte gegevens worden wel verder bewaard op grond van een rechtmatig belang (bv. cliëntendatabase). Het gaat hierbij vooral om de minimaal verwerkte persoonsgegevens.

7. Uw rechten en onze verplichtingen

Overeenkomstig de artikelen 13 tot 15 van de AVG heeft u de volgende rechten:

– recht op informatie over en inzage in o.m. de verwerkingsdoeleinden en de rechtsgrond voor de verwerking, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens, de periode gedurende dewelke de persoonsgegevens zullen worden bewaard, de u toekomende rechten

– recht op rectificatie (m.a.w correctie, wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn)

– recht op gegevenswissing (ook wel recht op “vergetelheid” genoemd)
– recht op beperking van de verwerking
– recht op overdraagbaarheid van gegevens

– recht van bezwaar vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen

– recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

De voornoemde rechten zijn niet absoluut en Capiche behoudt zich het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Uw recht om geïnformeerd te worden geldt niet wanneer u reeds over deze informatie beschikt (of redelijkerwijze kan beschikken), indien deze gegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim en wanneer het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen, in het bijzonder bij verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Uw recht om uw gegevens aan te passen en of te verwijderen geldt niet wanneer een wettelijke verplichting noopt tot het bewaren van deze gegevens of wanneer de gegevens nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Bovenstaande rechten kunnen op schriftelijke en gemotiveerde wijze worden uitgeoefend door via mail een verzoek daartoe te richten aan onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO): dpo@capiche.be.

Capiche verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen de maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek werd gegeven.

Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn van één maand indien nodig met twee maanden worden verlengd.

Capiche stelt u binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij u anders verzoekt.

Indien Capiche geen positief gevolg kan geven aan uw verzoek, zullen wij u onverwijld en uiterlijk één maand na ontvangst op de hoogte stellen van de reden, en u informeren over de mogelijkheid om een bezwaarschrift in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, zal Capiche weigeren gevolg te geven aan het verzoek, en behoudt zich desgevallend het recht voor een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het (de) verzoek(en) gepaard gaat/gaan.

U heeft het recht klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, meer bepaald bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 (tel.: 02/274.48.00), https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.